General Data Protection Regulation

GDPR
Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om en u hebt de controle

De basis

Op 25 mei 2018 is een nieuwe privacywet, de zogenoemde General Data Protection Regulation (GDPR), van kracht in de Europese Unie (EU).
De GDPR breidt de privacyrechten van EU-burgers uit en legt heel wat nieuwe verplichtingen op aan instellingen die EU-persoonsgegevens verkopen, traceren of verwerken, ongeacht de ligging van die instelling.

Download onze brochure

Met de komst van de General Data Protection Regulation (GDPR) moeten AIDA Link, haar klanten en partners hun huidige manier van werken aanpassen
om de juiste toepassing ervan te verzekeren.

Omdat de nieuwe regelgeving complex is en de weg naar een correcte toepassing moeilijk kan zijn, biedt AIDA Link u deze brochure aan.
AIDA Link kan u ook adviseren in verband met privacy-compliant data management.
Aarzel niet om ons te contacteren op +32 (0)9 221 22 33 of gdpr@aidalink.be.

Wij hebben onze voorbereidingen getroffen. Behoeften op het vlak van beveiliging en privacy moeten ernstig worden genomen.
AIDA Link gaat tot het uiterste om uw privacy te beschermen en u te helpen uw rechten uit te oefenen.
Wij bewaren de gegevens voor een minimum aan doeleinden en beperken de toegang tot deze gegevens uitsluitend tot de personen die ze nodig hebben.
GDPR zit in ons DNA.

Onze verbintenis

AIDA Link is gespecialiseerd in het verwerken van gegevens die BtB (=Business-to-Business) en BtG (= Business-to-Government) bedrijven actief in de Belgische bouwwereld de beste en meest relevante marketingervaring zullen bieden.

Bij AIDA Link geloven wij in de kracht van doelgroep- en projectdata die bouwparticipanten (BtB & BtG) een relevante en unieke marketing beleving bezorgen terwijl de campagnes voor onze klanten (fabrikanten en verdelers van bouwmaterialen, bouwheren, architecten en studiebureaus, aannemers en onderaannemers en hun federaties) zo efficiënt mogelijk verlopen. Op de kruising tussen u (BtB & BtG) en de verschillende merken helpen wij hen met het gericht communiceren alleen als het voor u relevant is.

Kort samengevat: minder communiceren door beter en gerichter te communiceren. Om dit mogelijk te maken is het van belang om u beter te leren kennen. Hiervoor hebben wij verschillende doelgroep- en projectdata nodig.

AIDA Link heeft een samenwerkingsovereenkomst gesloten met E-Procurement (BDA, Bulletin der Aanbestedingen), de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Nationale Bank, STATBEL, Open data (zoals o.a. CRAB) en met bepaalde commerciële bedrijven die haar gegevens van hun klanten doorgeven (zie verder).

AIDA Link verzamelt gegevens door persoonlijk bezoek, telefonisch contact en e-mail met de bedrijven.

Al deze gegevens worden verzameld om ons bestand "BouwBase" te vormen dat wordt gecommercialiseerd.

Uw vragen

Alles wat u moet weten over AIDA Link

Welke gegevens hebben wij over u?

AIDA Link beschikt niet voor iedereen over dezelfde data. Dit hangt af van de data die uzelf of onze partners ons heeft medegedeeld.
Hieronder vindt u een opsomming van de gegevens waarover AIDA Link zou kunnen beschikken:

Bedrijfsgegevens

Wij beschikken over niet-nominatieve gegevens, gekoppeld aan de bedrijven:

  • Naam van het bedrijf, bedrijfsnaam, ondernemings- en btw-nummer
  • Contactpunten: adres, telefoon, e-mailadres
  • Btw-nummer, RSZ-nummer, activiteitensector volgens NACE
  • Omvang van het bedrijf, aantal tewerkgestelde werknemers
  • Oprichtingsdatum, gegevens van en aantal vestigingen/bijkantoren/franchisehouders
  • Webpagina's, indien het bedrijf zich op sociale media bevindt, het adres ervan
  • Financiële informatie

Individuele gegevens

Als u een natuurlijke persoon bent, kunnen wij over de volgende gegevens over u beschikken:

  • Uw naam, voornaam, geslacht en taal
  • Contactpunten: professioneel adres, professioneel vaste en/of mobiele telefoonnummer, professioneel e-mailadres
  • Uw functie of titel: bestuurder, gedelegeerd bestuurder, zaakvoerder, ... Wij beschikken niet over de functie van elke persoon in een bedrijf.
  • Afgeleide gegevens
  • Marketingprofielen
  • In de mate van het mogelijke bewaren wij ook de data waarop al deze informatie ons werd meegedeeld of waarop er veranderingen in zijn aangebracht.

Hoe mogen we deze informatie verzamelen?

Hoe vindt AIDA Link de gegevens die in zijn bestanden zijn genomen?

AIDA Link heeft een samenwerkingsovereenkomst gesloten met E-Procurement (BDA), de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Nationale Bank, STATBEL, Open data (zoals o.a. CRAB) en met bepaalde commerciële bedrijven die haar gegevens van hun klanten doorgeven (zie verder).

AIDA Link verzamelt gegevens door persoonlijk bezoek, telefonisch contact en e-mail met de bedrijven.
Al deze gegevens worden verzameld om ons bestand "BouwBase" te vormen dat wordt gecommercialiseerd.

Mogen wij uw gegevens aanvullen met gegevens die wij afleiden of veronderstellen?

Ja, wij mogen uw gegevens aanvullen met afgeleide of veronderstelde gegevens.
Als een bedrijf of overheidsdienst verhuist, leiden wij daaruit af dat alle mensen die er werken, ook van professioneel adres veranderen.

Stellen wij profielen op op basis van de gegevens die wij verzamelen?

Ja, wij kunnen marketingprofielen opstellen. Concreet wil dat zeggen dat wij u in "marketingsegmenten" kunnen onderbrengen, bijvoorbeeld "kleine kmo's en zelfstandigen", "rechtspersonen die gevestigd zijn in de gemeente X", "gebouwtypes", “bouwsomklasse”, ...

Het gevolg van deze indeling in categorieën is dat wij uw gegevens commercialiseren bij bouwparticipanten die bouwproducten of -diensten verkopen waarvan wij denken dat ze u (BtG & BtB) misschien interesseren. Anderzijds staat deze indeling ook toe dat bouwparticipanten die bouwproducten of -diensten verkopen die u waarschijnlijk niet interesseren vermijden om u te contacteren om voor die producten of diensten reclame te maken.

Deze bouwprofielen zijn niet vooraf opgesteld, wij kunnen ze opbouwen in functie van de vragen van onze klanten en bewaren ze niet noodzakelijk

Kunnen deze profielen juridische gevolgen of een aanzienlijke invloed op u hebben?

Ten persoonlijke titel, nee. Wij evalueren enkel op basis van uw BtB / BtG – bouwprofiel. Op basis hiervan wordt bepaald of u meer dan het gemiddelde geïnteresseerd bent in de diensten of de producten van een bouwparticipant. Dit bouwprofiel kan bepaald worden in functie van bvb. uw bouwactiviteit en voorschrijfgedrag of materiaalgebruik. Hoe meer uw bouwprofiel vergelijkbaar is met deze van onze klanten, hoe groter de fit kan zijn. Het gevolg zal bijvoorbeeld zijn dat u ongetwijfeld andere reclame krijgt dan uw collega. Dat wil niet zeggen dat hij hetzelfde product of dezelfde dienst ook niet aan dezelfde voorwaarden kan kopen. De inhoud van de reclame die hij zal krijgen zullen gewoon verschillen dan die van u.

Het is mogelijk dat uw bouwprofiel gecombineerd wordt met andere scores die door onze klanten opgebouwd worden. In dit geval, valt de uiteindelijke interpretatie van het geheel van de scores of bouwprofielen onder de verantwoordelijkheid van onze klanten. Als onze klanten deze gecombineerde profielen zouden exploiteren op een wijze die juridische gevolgen of een aanzienlijke invloed op u zouden kunnen hebben, zijn onze klanten ertoe verplicht om u hiervan van te informeren en om de toepasselijke wettelijke bepalingen na te leven.

Hoe beschikken de commerciële bedrijven die onze klanten zijn over uw gegevens?

Wanneer deze bedrijven aan u een bouwproduct of een -dienst verkopen, vragen zij gewoonlijk uw naam, de manier waarop zij u kunnen contacteren (adres, telefoonnummer, GSM, …). Deze gegevens worden opgeslagen in hun register “klanten en prospecten” om u te kunnen contacteren. In bepaalde gevallen zijn de gegevens het resultaat van enquêtes of van publicaties uitgevoerd in samenwerking met uw bedrijf of zijn uw gegevens online en publiekelijk beschikbaar.

Kunnen deze bedrijven ons uw gegevens doorgeven?

We raden u aan om de privacybeleid in verband met het gebruik van de gegevens van de bedrijven waarmee u in contact staat, door te nemen. U vindt deze op hun website. U zult zien dat sommige bedrijven uitleggen dat ze het uw gegevens aan AIDA Link of aan andere partners kunnen doorgeven en voor welke doeleinden.

De wet laat deze overdracht toe, ofwel met uw uitdrukkelijke toestemming, ofwel door transparante informatie over deze overdracht en de mogelijkheid u ertegen te verzetten.

AIDA Link gaat systematisch na of de bedrijven waarmee het samenwerkt, deze verplichting wel degelijk hebben nageleefd.

Mag E-Procurement (BDA) ons uw gegevens doorgeven?

Ja, de wet laat toe dat ze de gegevens die in haar bestand staan, commercialiseert. Toch verbiedt de licentie die wij hebben gesloten, ons nominatieve gegevens (uw persoonlijke gegevens) te gebruiken voor direct marketing. In dit geval gebruiken wij alleen de beschikbare gegevens van de bedrijven of organisaties.

Gebruiken wij andere openbare bronnen?

Ja, voor de gegevens die gekoppeld zijn aan de bedrijven kunnen wij gegevens verzamelen bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, Nationale Bank, de RSZ, ...

Wat is de wettelijke basis van deze verwerkingen?

Onze machtiging

wettelijke basis: artikel 6a van Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna kortweg "de privacyverordening"):

Met name wanneer u ons vrijwillig gegevens meedeelt op onze site of in elke andere vragenlijst die wij of onze partners mogelijk uitgeven, of wanneer u zich rechtstreeks tot ons richt voor een specifieke vraag of wanneer u ons vrijwillig toestemming geeft voor de verwerking van uw gegevens via elk ander kanaal.

Op basis van de nastreving van ons legitieme belang, in het kader van onze marketingactiviteiten (inclusief de verbetering van de kwaliteit van de databases van onze klanten)

wettelijke basis: artikel 6f van de privacyverordening:

Wij hebben er legitiem belang bij de hiervoor beschreven activiteiten uit te voeren. De privacyverordening voorziet in inleiding nr. 47 dat de activiteiten in verband met "direct marketing" een legitiem belang vormen.

Het spreekt voor zich dat dit belang voortdurend in evenwicht moet worden gebracht met de rechten van de personen die in ons bestand geregistreerd zijn. Wij zien erop toe dat wij zo transparant mogelijk zijn bij het gebruik van de gegevens en leven de privacyverordening nauwgezet na wat de rechten van de persoon betreft (zie verderop)

Deze wettelijke basis wordt gebruikt voor elke verwerking van gegevens waarvoor wij uw expliciete toestemming niet vragen.

Om u garanderen dat wij uw rechten respecteren, hebben wij een reeks maatregelen genomen:

  • Ten eerste kijken wij nauwgezet na of onze bronnen het Privacybeleid respecteren, zowel op het niveau van verzameling van uw gegevens als op het niveau van de informatie die zij jullie verschaffen m.b.t. de verwerking van uw gegevens.
  • Wij hebben procedures uitgewerkt om u de kans te geven uw rechten gemakkelijk uit te oefenen (zie verderop).
  • De veiligheid van uw gegevens is voor ons essentieel, wij hechten er veel belang aan en houden regelmatig interne en externe controles om ons ervan te vergewissen dat de gebruikte tools en procedures correct werken.
  • Ten slotte hebben wij bij de naleving van de GDPR een impactanalyse in verband met de bescherming van de gegevens uitgevoerd. Dit document analyseert alle mogelijke risico's op een inbreuk op uw gegevens en alle andere maatregelen die moeten worden genomen om dit risico zo veel mogelijk te vermijden. De voorgestelde maatregelen werden geïmplementeerd in ons IT-systeem en in onze procedures.

Aan wie geven wij onze gegevens door?

Wij geven uw gegevens door aan de volgende klanten:

  • De bouwparticipanten (fabrikanten en verdelers van bouwmaterialen, BtB en BtG bouwheren, architecten en studiebureaus, aannemers en onderaannemers en hun federaties)
  • Media die onze gegevens gebruiken om u de reclame van onze klanten te laten zien die het meest aangepast is aan uw interesses en om u geen reclame te laten zien die slechts weinig kans maakt om u te interesseren.

Onderstaande klanten zijn ook de bedrijven aan wie wij alle hierna opgesomde gegevens doorgeven (bijvoorbeeld: om gegevens te valideren, om gegevens onderling te verbinden, …)

In de volgende gevallen kunnen uw gegevens ook aan derden worden meegedeeld:

  • Aan onze eventuele rechthebbenden en bedrijven die deel uitmaken van dezelfde groep, voor dezelfde doeleinden als hiervoor vermeld.
  • Aan derde bedrijven, in het kader van diensten die wij hen vragen voor onze rekening te leveren. Bijvoorbeeld aan onze partners die onze gegevens commercialiseren, aan reclameagentschappen, aan onze IT-dienstverleners, callcenters, … in dit geval kunnen deze bedrijven uw gegevens alleen gebruiken binnen de strikte limiet van de instructies die wij hen geven, met naleving van het onderhavige beleid inzake gegevensbescherming. Zij zijn onderworpen aan belangrijke geheimhoudings- en veiligheidsverplichtingen ten aanzien van uw gegevens. Zij worden in geen geval eigenaar van uw gegevens
  • In het kader van een gerechtelijke procedure, om te antwoorden op een vraag van de overheid of om zich te schikken naar andere wettelijke verplichtingen.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Onze activiteiten draaien in hoofdzaak rond BtG en BtB bouwdoelgroep- en bouwprojectgegevens; ze moeten vrij lang worden bewaard teneinde de beste kwaliteit te kunnen waarborgen en teneinde het risico van fouten te verkleinen. Daarom bewaren wij uw gegevens gedurende 15 jaar vanaf de registratie ervan in onze database.

Deze relatief lange termijn valt ook te verklaren door het feit dat het bouwproces lang duurt vanaf plan van eisen, bestek en meetstaat, gunning, bouwstart tot oplevering en onderhoud van gebouwen. De bedrijven voor rekening van wie wij werken vragen ons de traceerbaarheid van deze verwerkingen bij te houden.

Zoals wij eerder reeds hebben vermeld, spreekt het voor zich dat, als u wenst dat wij ofwel uw gegevens niet meer gebruiken voor reclamedoeleinden (recht op verzet), ofwel wenst te worden vergeten, het volstaat dat u ons mailt op GDPR@aidalink.be. In dit geval is de termijn van 15 jaar uiteraard niet van toepassing en zal uw wens primeren (zie “GDPR uw rechten”).

Hoe beschermen wij uw gegevens?

Wij doen al het mogelijke om uw gegevens de grootste geheimhouding en de beste veiligheid te garanderen. In het kader hiervan nemen wij alle nodige technische en organisatorische maatregelen.

Zo zijn ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen beschermd. Uw persoonlijke gegevens zijn alleen toegankelijk voor de mensen voor wie dat nodig blijkt voor de uitvoering van hun opdracht. Ze moeten zich strikt aan het beroepsgeheim houden en moeten alle technische voorschriften naleven die voorzien zijn om de geheimhouding van de persoonlijke gegevens te verzekeren. Op die manier willen wij vermijden dat onbevoegden toegang krijgen tot uw gegevens, of ze verwerken, wijzigen of vernietigen.

In het geval van gegevenslekken die risico's op een inbreuk op uw persoonlijke levenssfeer met zich kunnen meebrengen, worden zowel u als de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer gewaarschuwd, overeenkomstig onze wettelijke verplichtingen. In dit geval zullen wij al het nodige doen om zo snel mogelijk een einde te maken aan deze toestand en alle gevolgen ervan te beperken.

Voor welke doeleinden gebruiken we uw professionele bouwgegevens?

Gegevensoverdracht

Wij gebruiken uw professionele bouw gerelateerde gegevens om ze door te geven aan BtB en BtG bedrijven en organisaties die u wensen te benaderen voor reclamedoeleinden.

Wij gebruiken ze ook om bouwprofielen op te stellen waarmee wij groepen bedrijven kunnen selecteren die volgens ons belangstelling hebben om een bepaald soort bouwmateriaal- of merkreclame te ontvangen.

Verbetering van de kwaliteit van de gegevens

Wij gebruiken uw gegevens voor validatiedoeleinden: de bedrijven vragen ons na te gaan of de gegevens waarover zij beschikken, ook in ons bestand staan. Zo kunnen zij nagaan of hun adressen up-to-date en correct zijn (als ze u een architectenmap moeten sturen, is het best dat het adres correct geformuleerd is). In dit concrete geval sturen wij hen uw gegevens niet en geven wij gewoon aan of het onderzochte gegeven hetzelfde is als het onze of niet.

Wij kunnen de gegevens van de bedrijven ook corrigeren door ze te vergelijken met onze gegevens. Zo kunnen wij een postcode corrigeren die niet overeenstemt met de opgegeven straat, of een verhuizing meedelen, … Opnieuw beschikken bedrijven op die manier over actuele gegevens, zodat ze beter met u kunnen communiceren.

Ten slotte kunnen wij de gegevens van de bedrijven aanvullen met onze bouwdoelgroep- en projectgegevens. Als het bedrijf in kwestie bijvoorbeeld beschikt over de naam van uw bedrijf en uw postadres, kunnen wij uw huidige bouwprojecten doorgeven, als deze informatie in onze database staat. Wij kunnen het ook de gegevens van bouwprofielen doorgeven.

Door deze informatie leert het bedrijf u beter kennen en kan het bepalen welk zijn type klanten is. Zo kan het bedrijf zijn communicatie aanpassen.

Gegevensanalyse

Wij hebben het reeds gehad over de bouwprofielen die wij opstellen. Wij kunnen de gegevens van onze klanten ook analyseren aan de hand van profielen. Zo kunnen de klanten het soort bedrijven of organisaties dat belangstelling heeft voor zijn producten, beter leren kennen.

Na de gegevens van de klant te hebben geanalyseerd, kunnen wij hem ook voorstellen in onze database BtB / BtG bedrijven of organisaties met hetzelfde profiel te selecteren. Als onze klant zijn diensten dus uitsluitend verkoopt aan zeer grote dakdekkers die gevestigd zijn in Brussel, kunnen wij hem andere prospectieadressen voorstellen die overeenstemmen met hetzelfde profiel.

Ten slotte kunnen uw gegevens ook nuttig zijn in het kader van analyses over massagegevens, nog steeds gericht op marketing of marktonderzoeken.

Voor ons intern gebruik

Wij kunnen uw gegevens ook verwerken voor bijvoorbeeld intern gebruik in ons bedrijf:

    • Wij gebruiken uw gegevens om ons bestand BouwBase bij te werken. Als wij dus dankzij onze bronnen vaststellen dat uw bedrijf verhuisd is, werken wij de gegevens van het desbetreffende bedrijf bij, net als de gegevens van alle mensen die bij dat bedrijf werken en die in ons bestand zitten.
    • Om onze resultaten op te volgen (bijvoorbeeld via marktstudies)
    • Om statistische gegevens te verzamelen en marktanalyses op te stellen of te laten opstellen, voor marketing en communicatie doeleinden.
    • Om eventuele fraude, misdrijven en inbreuken te bestrijden en de afhandeling van geschillen en eventuele gerechtelijke procedures te verzekeren.

AIDA Link stelt aan bedrijven de verschillende diensten voor zoals hierboven uiteengezet. Wij kunnen eveneens beroep doen op tussenpersonen om deze diensten te commercialiseren.

Uw rechten

Welke rechten hebt u? Hoe kan u ze uitoefenen?

Recht op toegang

U wenst te weten of u in ons bestand geregistreerd bent en over welke van uw gegevens wij beschikken? U wilt graag weten waar wij uw gegevens hebben gevonden? Om het antwoord op al deze vragen te kennen, en op de vragen die verderop vermeld staan, kunt u uw "recht op toegang" uitoefenen.

Overeenkomstig de privacyverordening hebt u het recht ons de volgende informatie over u te vragen:

  • of u in ons bestand opgenomen bent
  • wat wij met uw gegevens doen
  • de categorieën van gegevens die wij over u verwerken
  • de bestemmelingen of categorieën van bestemmelingen aan wie wij uw persoonlijke gegevens kunnen doorgeven
  • hoe lang uw gegevens worden bewaard
  • de bevestiging van het bestaan van uw rechten (zie verderop)
  • de bron van uw gegevens (als u uw gegevens niet zelf hebt meegedeeld)
  • de bevestiging van het bestaan van een automatische profilering betreffende u, de logica daarvan, de betekenis en de gevolgen daarvan

Recht op rechtzetting

Ontvangt u uw reclame in de verkeerde taal? Wordt uw naam verkeerd gespeld?

U hebt het recht ons te vragen de onjuiste informatie over u te verbeteren of de onvolledige informatie aan te vullen.

Recht op verzet

U wenst niet dat wij uw gegevens commercialiseren? Geen probleem!

Dit verzoek kan het gebruik van uw gegevens voor direct marketing omvatten (wanneer onze klanten u promotie-aanbiedingen sturen). Het kan ook dienen om het gebruik uit te sluiten ivm het opstellen van bouwprofielen op basis van uw gegevens (om u de reclame te sturen waarvan wij denken dat ze u het meest interesseert, in functie van uw bouwprofiel).

Recht op overdraagbaarheid

Tot slot beschikt u over het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft meegedeeld.

Recht op beperking

In geval van betwisting betreffende de verwerking van uw gegevens, kunt u de beperking van de verwerking van uw gegevens vragen. In dit geval zullen wij uw gegevens niet meer gebruiken zolang de betwisting niet is opgelost.

Recht om vergeten te worden

U hebt ook het recht te vragen dat uw gegevens volledig uit onze database worden gewist in de door de wet opgesomde gevallen (onwettige verwerking, verwerking die nutteloos is geworden ten aanzien van de nagestreefde doeleinden, als u toestemming hebt gegeven voor de verwerking en u deze toestemming weer intrekt, …). U beschikt ook over dit recht wanneer u uw recht op verzet uitoefent voor direct-marketingdoeleinden.

Uitoefening van uw rechten

Schrijf ons: AIDA Link, Krijgslaan 2, 9000 Gent of vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met u op

CTA
  1. Bericht*
    Invalid Input
  2. Naam*
    Gelieve uw naam in te vullen
  3. Bedrijf*
    Gelieve uw bedrijfsnaam in te vullen
  4. E-Mail*
    Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen
  5. Telefoon