General Data Protection Regulation

GDPR
Nous traitons vos données avec soin et vous avez le contrôle

Les bases

Le 25 mai 2018, une nouvelle législation sur la vie privée, baptisée « règlement général sur la protection des données » (RGPD), est en vigueur dans l’Union européenne (UE) et marquera un tournant historique. Le RGPD élargit le droit à la vie privée accordé aux citoyens européens et impose de nombreuses et nouvelles obligations aux organisations qui font de la prospection, tracent ou traitent des données à caractère personnel de l’UE, indépendamment de savoir où sont situées ces organisations. AIDA Link est à vos côtés pour vous aider à mieux comprendre quelles sont véritablement les implications du nouveau règlement

Découvrez notre brochure

Avec l’arrivée du dernier Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - ou GDPR en Anglais), AIDA Link, ainsi que ses clients et leurs partenaires, doivent adapter leur façon actuelle de travailler afin d’assurer leur conformité

Sachant que le règlement est compliqué et que le chemin qui mène à la conformité peut être long, AIDA Link vous offre cette brochure pour vous aider à gérer les difficultés que vous pourriez rencontrer. A côté de cela, AIDA Link peut vous aider en matière de vie privée et de conformité liée à la gestion des données.
n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez bénéficier de conseil plus spécifique via +32 (0)9 221 22 33 ou gdpr@aidalink.be.

Nous avons accompli notre part du travail. La sécurité et la vie privée doivent être prises au sérieux. AIDA Link fait tout son possible pour protéger votre vie privée et vous permettre d’exercer vos droits. Nous conservons le minimum de données pour nos activités et restreignons leur accès aux personnes qui en ont besoin.
Le RGPD fait partie de notre ADN.

Notre engagement

AIDA Link est une entreprise spécialisée dans le traitement des données BtB (Business to Busineess ) et BtG (Business to Government) de sociétés actives dans le milieu du bâtiment belge qui vous apportent la meilleure expérience marketing. Découvrez ce que nous faisons précisement avec vos données.

Chez AIDA Link, nous croyons en la force d’une base de données groupe-cible et projet qui sont la clé qui ouvrira la porte d'une expérience marketing la plus pertinente pour nos clients (fabricants et distributeurs de matériaux de construction, maîtres d’ouvrage, architectes et bureaux d’études, entrepreneurs et sous-traitants et leurs fédérations), tout en garantissant les campagnes marketing les plus efficaces à nos clients. À la croisée des chemins entre vous (BtB & BtG) et les différentes marques, nous aidons les annonceurs à vous cibler uniquement lorsque cela vous convient.

Pour la faire simple: moins communiquer pour communiquer de manière plus ciblée. Mais pour que cela soit possible, nous devons d'abord en savoir plus sur vous. Cela nécessite de traiter certaines de vos données personnelles.

AIDA Link a conclu des partenariats avec la Banque-Carrefour des Entreprises, la Banque Nationale et certaines entreprises commerciales qui lui communiquent les données de leurs clients (voir plus loin).

AIDA Link collecte des données par des visites personnelles, par contact téléphonique et par e-mail auprès des entreprises.

L’ensemble de ces données est rassemblé pour former notre fichier « BouwBase» qui est commercialisé.

Vos questions

Tout ce que vous devez savoir à propos de AIDA Link

Quels types de données possédons-nous sur vous ?

AIDA Link ne dispose pas des mêmes données pour toutes les personnes. Cela dépendra des données que vous ou nos partenaires nous ont communiquées. Vous trouverez donc ici une énumération des données dont AIDA Link pourrait disposer :

Données d'entreprise

Nous disposons d’une série de données non nominatives, liées aux entreprises :

  • Nom de l’entreprise, raison sociale, numéro d’entreprise et de TVA
  • Point de contact : adresse, téléphone, adresse email
  • Numéro de TVA, numéro d’ONSS, Secteur d’activité NACE, convention paritaire
  • Taille de l’entreprise, nombre de travailleurs occupés
  • Date de création, nombre et coordonnés des sièges/succursales/franchises
  • Pages web, si la société est présente sur des réseaux sociaux son adresse
  • Informations financières, solvabilité éventuelle, faillite, ...

Données personnelles

Si vous êtes une personne physique, nous pouvons disposer des données suivantes à votre sujet :

  • Nom, prénom, sexe et langue/li>
  • Points de contact : adresse professionnelle (et parfois privée), téléphone professionnel fixe et/ou mobile, adresse email professionnelle
  • Fonction ou titre : administrateur, administrateur délégué, gérant,... Nous ne disposons pas de la fonction de chaque personne dans une entreprise. Nous disposons uniquement de certaines fonctions de direction
  • Données déduites
  • Profils marketing

Comment collections-nous ces informations ?

Comment AIDA Link trouve-t-elle les données qui sont reprises dans ses banques de données ?

AIDA Link a également conclu des partenariats avec la Banque-Carrefour des Entreprises, la Banque nationale et certaines entreprises commerciales qui lui communiquent les données de leurs clients (voir plus loin).
AIDA Link collecte des données par téléphone auprès des entreprises.
L’ensemble de ces données est rassemblé pour former notre fichier « entreprises » qui est commercialisé.

Pouvons-nous compléter vos données avec des données que nous déduisons ou que nous supposons ?

Oui, nous pouvons compléter vos données avec des données déduites ou supposées. Ainsi nous pouvons lier vos données avec celles des sociétés dans lesquelles vous avez travaillé.

Etablissons nous des profils sur base des données nous collectons ?

Oui, nous pouvons établir des profils marketing. Concrètement, cela veut dire que nous pouvons vous placer dans des « segments marketing », par exemple « petites PME et indépendants », « fonctions dirigeantes », « personnes morales établies la commune X », …

Cette catégorisation aura pour conséquence que nous commercialiserons vos données auprès d’entreprises qui vendent des produits ou services que nous estimons plus susceptibles de vous intéresser. A l’inverse, elle permet aussi que les entreprises qui vendent produits ou services qui ne vous intéresseraient probablement pas évitent de vous contacter pour de la publicité.

Ces profils ne sont pas préétablis, nous pouvons les construire en fonction des demandes de nos clients et nous ne les conservons pas nécessairement.

Ces profils peuvent-ils avoir un effet juridique sur vous ou vous affecter ?

A titre personnel, non. Nous évaluons simplement ce que nous appelons dans notre jargon votre « potentiel marketing », c’est-à-dire si votre profil fera de vous un client plus intéressé que la moyenne pour les produits ou services d’une entreprise. Ce profil peut juste être un score (par exemple en fonction de votre activité et la grandeur de votre entreprise, vous recevrez un score de 1 à 5. Plus votre profil sera comparable à celui des clients de l’entreprise pour laquelle nous travaillons, plus votre score sera élevé) ou une description de votre profil marketing. La conséquence sera par exemple que vous recevrez sans doute une publicité différente de celle de votre collègue. Cela ne veut pas dire qu’il ne pourra pas lui aussi acquérir ce même produit ou service aux mêmes conditions. Simplement le contenu des publicités qu’il verra sera différent du vôtre.

Il peut arriver que le score lié à votre profil soit combiné avec d’autres scores construits par nos clients. Dans ce cas, l’interprétation finale de l’ensemble des scores ou profils est de la responsabilité de nos clients. Si nos clients devaient exploiter ces profils combinés d’une façon qui pourrait avoir un effet juridique sur vous ou vous affecter significativement, ils s’engagent à vous en informer et à respecter les dispositions légales applicables.

Comment les entreprises commerciales qui sont nos partenaires trouvent-t-elles votre nom ?

Lorsque ces entreprises vous vendent un produit ou un service, elles vous demandent généralement votre nom, comment elles peuvent vous contacter (adresse postale, téléphone, GSM, …) et souvent votre date de naissance. Ces informations sont enregistrées dans leur fichier « clients et prospects » afin de pouvoir vous recontacter ultérieurement.
Dans certains cas, les données sont le résultat d’enquêtes ou de publications réalisées en collaboration avec votre entreprise elle-même ou sont disponibles publiquement en ligne.

Ces entreprises peuvent-elles nous transmettre vos données ?

Nous vous conseillons de parcourir la police d’utilisation des données des entreprises avec lesquelles vous êtes en contact. Elles sont disponibles sur leur site web. Vous verrez que certaines vous expliquent qu’elles peuvent transmettre vos données à AIDA Link ou à d’autres partenaires et pour quel usage.

La loi autorise ce transfert, soit avec votre consentement explicite, soit moyennant une information transparente et la possibilité de vous y opposer.
AIDA Link vérifie systématiquement que les entreprises avec lesquelles elle travaille ont bien respecté cette obligation.

E-Procurement (BDA) peut-elle nous transmettre vos données ?

Oui, la loi l’autorise à commercialiser les données reprises dans son fichier. Toutefois, la licence que nous avons conclue nous interdit d’utiliser des données nominatives (vos coordonnées personnelles) pour du marketing direct. Dans ce cas, nous n’utilisons que les données disponibles des entreprises.

Utilisons-nous d’autres sources publiques ?

Oui pour les données liées aux entreprises, nous pouvons collecter des données auprès de la Banque Nationale, de l’ONSS, …

Quelle est la base légale de ces traitements ?

Notre autorisation

Base légale : article 6a du RGPD :
Notamment lorsque vous nous communiquez librement des données sur notre site ou sur un questionnaire que nous ou nos partenaires pouvons éditer ou lorsque vous vous adressez directement à nous pour une demande spécifique ou lorsque consentez librement au traitement de vos données par tout autre canal.
Sur base de la poursuite de notre intérêt légitime, dans le cadre de nos activités de marketing (y compris d’amélioration de la qualité de bases de données de nos clients)

Base légale : article 6f du RGPD :

Nous avons un intérêt légitime à poursuivre les activités que nous venons de décrire ci-dessus. En effet le RGPD prévoit dans son préambule n°47 que les activités liées au « marketing direct » constituent un intérêt légitime.

Il va de soi que cet intérêt doit être constamment mis en balance avec les droits des personnes enregistrées dans notre fichier. Nous veillons à être le plus transparent possible quant à l’utilisation des données et nous respectons scrupuleusement le RGPD quant aux droits de la personne (voir plus loin).
Ce fondement légal est utilisé pour tout traitement de données pour lesquelles nous ne demandons pas votre consentement explicite.

Afin de vous garantir le respect de vos droits, nous avons mis en place une série de mesure :

  • Tout d’abord, nous vérifions scrupuleusement que nos partenaires commerciaux sources respecte le RGPD, que ce soit au niveau de la collecte de vos données ou au niveau de l’information qu’ils vous donnent à propos du traitement de vos données. En particulier, nous leur demandons d’être le plus transparent possible par rapport à la transmission des données à AIDA Link et de renvoyer aux présentes pages web pour plus d’informations sur nos activités
  • Nous avons mis en place des procédures vous permettant d’exercer vos droits facilement
  • La sécurité de vos données est pour nous primordiale, nous y accordons beaucoup d’importance et nous faisons régulièrement des contrôles internes et externes pour nous assurer que les outils et procédures mis en place fonctionnent correctement.
  • 4. Enfin, dans le respect de la GDPR, nous avons réalisé une analyse d'impact relative à la protection des donnés. Ce document analyse tous les risques possibles d’atteinte à vos données et toutes les mesures à prendre pour éviter ou limiter un maximum ce risque. Les mesures préconisées ont été implémentées dans notre système IT et dans nos procédures.

A qui transmettons-nous vos données ?

Nous transmettons vos données aux client suivants :

  • Les participants du milieu de la construction (fabricants et distributeurs de matériaux de construction, maîtres d’ouvrage, architectes et bureaux d’études, entrepreneurs et sous-traitants et leurs fédérations).
  • Des médias qui utilisent nos données pour vous montrer la publicité de nos clients la plus adaptée à vos intérêts ou pour ne pas vous montrer la publicité qui n’a que peu de chances de vous intéresser.

Les clients ci-dessus sont également les entreprises à qui nous offrons tous les services énumérés ci-avant (exemple : pour valider des données, pour relier des données entre elles,…)

Vos données peuvent également être communiquées à des tiers dans les cas suivants :

  • A nos éventuels ayant-droit et entreprises faisant partie du même groupe, pour les mêmes fins que celles mentionnées ici.
  • A des entreprises tierces, dans le cadre de services que nous leur demandons d’effectuer pour notre compte. Par exemple à nos partenaires qui commercialisent nos données, à des agence de publicité, à nos prestataires informatiques, call center,… Dans ce cas, ces entreprises ne peuvent utiliser vos données que dans la limite stricte des instructions que nous leur donnons, dans le respect de la présente politique de protection des données. Elles sont soumises à des obligations importantes de confidentialité et de sécurité à l’égard de vos données. En aucun cas, elles ne deviennent propriétaires de vos données.
  • Dans le cadre de procédure juridique, pour répondre à la demande des autorités ou afin de se conformer à d’autres obligations légales.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nos activités tournant essentiellement autour des données BtB et BtG de groupe-cible et de projets liés au milieu du bâtiment, la durée de conservation de celles-ci doit être assez longue afin d’en maintenir la meilleure qualité possible et d’ainsi réduire au mieux le risque d’erreurs. Ainsi, nous conservons vos données pour une durée de 15 ans à partir de leur enregistrement dans notre base de données.

Ce délai relativement long s’explique également par le fait que nous effectuons de très nombreux traitements sur des données personnelles. Les entreprises pour le compte desquelles nous travaillons nous demandent de conserver la traçabilité de ces traitements.

Comme nous vous l’avons déjà indiqué précédemment, il va de soi que si vous souhaitez soit que nous n’utilisions plus vos données à des fins publicitaires (droit d’opposition) soit être oublié, il vous suffit de suivre la procédure décrite ici. Dans ce cas, le délai de 15 ans n’est évidemment pas applicable et votre volonté primera (voir vos droits).

Comment protégeons-nous vos données ?

Nous mettons tout en œuvre pour assurer à vos données la plus grande confidentialité et la meilleure sécurité. Dans ce cadre, nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires.

Ainsi notre réseau, notre infrastructure et nos systèmes d’information sont protégés. L’accès à vos données à caractère personnel n’est autorisé qu’aux seules personnes pour lesquelles cela s’avère nécessaire à l’accomplissement de leur mission. Elles sont tenues à une stricte discrétion professionnelle et doivent respecter toutes les prescriptions techniques prévues pour assurer la confidentialité des données à caractère personnel. Nous voulons ainsi éviter que des personnes non autorisées aient accès à vos données, les traitent, les modifient ou les détruisent.

En cas de fuites de données, pouvant entraîner des risques d’atteinte à votre vie privée, vous êtes personnellement averti, tout comme la Commission pour la Protection de la Vie privée, conformément à nos obligations légales. Dans ce cas, nous mettrons tout en œuvre pour faire cesser le plus rapidement possible cet état des choses et pour en limiter toutes les conséquences.

Dans quel but utilisons-nous vos données professionelles ?

Transmission de données

Nous utilisons vos données pour les transmettre aux entreprises BtB et BtG qui souhaitent vous contacter à des fins publicitaires.
Nous les utilisons également pour établir des profils de construction permettant de sélectionner des groupes de personnes que nous pensons être plus intéressés à recevoir tel ou tel type de matériaux de construction ou de publicité.

Amélioration de la qualité des données

Nous utilisons vos données à des fins de validation : les entreprises nous demandent de vérifier si les données dont elles disposent sont également présentes dans notre fichier. Cela leur permet de vérifier si leurs adresses sont à jour ou sont bien correctes (s’ils doivent vous envoyer un paquet, il vaut mieux que l’adresse soit correctement libellée). Dans ce cas, concrètement, nous ne leur transmettons pas vos données, nous indiquons simplement si la donnée examinée est la même que la nôtre ou pas.

Nous pouvons également corriger les données des entreprises en les comparant avec les nôtres. Ainsi nous pouvons corriger un code postal qui ne correspond pas à la rue indiquée, nous pouvons également communiquer un déménagement,… A nouveau, cela permet aux entreprises d’avoir des données à jour pour mieux communiquer avec vous

Enfin, nous pouvons enrichir les données des entreprises. Par exemple si l’entreprise en question dispose du nom de votre entreprise et de votre adresse postale, nous pouvons lui communiquer votre numéro de téléphone et votre fonction, si ces informations sont présentes dans notre base de données. Nous pouvons également lui communiquer des données de profils de construction.

Ces informations serviront à l’entreprise à mieux vous connaître et à déterminer quel est son type de clients. De la sorte, elle peut adapter sa communication.

Analyse de données

Nous avons déjà parlé des profils marketing que nous établissons. Nous pouvons également analyser les données de nos clients au moyen de profils. Cela permet aux clients de mieux connaître le type de personnes ou entreprises intéressées par ses produits.

Après avoir analysé les données du client, nous pouvons également lui proposer de sélectionner dans notre base de données BtB et BtG à des personnes avec le même profil. Ainsi, si notre client vend ses services uniquement à de très grandes entreprises de toiture localisées à Bruxelles, nous pouvons lui proposer d’autres adresses de prospection correspondant au même profil.

Enfin, vos données peuvent également servir dans le cadre d’analyses sur des données de masse, toujours dans cette finalité de marketing ou d’études de marché.

Usage interne

Nous pouvons également traiter vos données pour des usages interne à notre entreprise comme par exemple :

    • Nous utilisons vos données afin de mettre notre fichier Bouwbase à jour. Ainsi, si nous constatons un déménagement de votre entreprise grâce à une de nos sources, nous mettons à jour les données de l’entreprise, ainsi que celles de l’ensemble des personnes y travaillant et présentes dans notre fichier.
    • Afin de suivre nos performances (via des études de marché par exemple)
    • Pour rassembler des données statistiques et (faire) établir des analyses de marché, à des fins financières, de gestion, de marketing ou de reporting
    • Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles

AIDA Link propose à ses clients et prospects tous les services mentionnés ci-dessus. Le cas échéant, nous pouvons également faire appel à des intermédiaires pour la commercialisation de ces services.

Vos droits

Quels sont vos droits ? Comment pouvez-vous les exercer ?

Droit d'accès

Vous souhaitez savoir si vous êtes enregistré dans notre fichier et quelles sont les données dont nous disposons à votre sujet ? Vous souhaitez savoir comment nous avons trouvé vos données ? Pour obtenir la réponse à toutes ces questions ainsi que celles reprises ci-dessous, vous pouvez exercer votre « droit d’accès ».

Conformément au RGPD, vous avez le droit de nous demander les informations suivantes vous concernant :

  • si vous êtes repris dans notre fichier
  • ce que nous faisons avec vos données
  • les catégories de données que nous traitons à votre sujet
  • les destinataires ou catégories de destinataires à qui nous pouvons transférer vos données personnelles
  • la durée de conservation de vos données
  • la confirmation de l’existence de vos droits (voir plus loin)
  • la source de vos données (si vous n’avez pas vous-même communiqué vos données)
  • la confirmation de l’existence d’un profilage automatique vous concernant, la logique de celui-ci, sa signification et ses conséquences

Droit de rectification

Vous recevez vos publicités dans la mauvaise langue ? Votre nom est mal écrit ?
Vous avez le droit de nous demander de corriger les informations inexactes vous concernant ou de compléter les informations incomplètes.

Droit d’opposition

Vous ne souhaitez pas que nous commercialisons vos données ? Pas de problème !
Cette demande peut inclure l’utilisation de vos données pour du marketing direct (lorsque nous vous envoyons des offres promotionnelles), ainsi que pour établir de profils marketing sur base de vos données (pour vous envoyer la publicité que nous jugeons la plus intéressante pour vous, en fonction de votre profil du bâtiment).

Droit à la portabilité de vos données

Vous avez également le droit à la portabilité des données à caractère personnel qui vous concernent et que vous nous avez communiquées directement

Droit à la limitation du traitement

En cas de contestation relative au traitement de vos données, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données. Dans ce cas, nous n’utiliserons plus vos données tant que la contestation n’aura pas été résolue.

Droit à l’oubli

Vous avez également le droit de demander à ce que vos données soient totalement supprimées de notre base de données dans les cas énumérés par la loi (traitement illégal, traitement devenu inutile par rapport aux finalités poursuivies, si vous avez consenti au traitement et que vous retirez ce consentement…). Vous disposez également de ce droit lorsque vous exercez votre droit d’opposition à des fins de marketing direct.

Exercer vos droits

Ecrivez-nous à : AIDA Link, Krijgslaan 2, 9000 Gand ou remplissez le formulaire ci-dessous et nous vous contacterons

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